Şubeye Özel Çalışma Kuralları ve Değişen Mevzuata Uyum

İki şubesi olan bir işletmede merkez ofis 09:00'da başlarken, fabrika vardiyalı çalışabilir; birinde 10 dakikalık giriş toleransı makul görünürken diğerinde bu hiç uygulanmayabilir. Tek bir "firma geneli kural" bu farklılığı yansıtamaz. Esnek çalışma kuralları, her kuralı — tolerans, yuvarlama, izin hakkı, prim, yan hak — şube ya da departman bazında ayrı ayrı tanımlamanızı sağlar; hiçbir yerde tanımlamadığınız kural için firma varsayılanı otomatik geçerli olur.

Neden "Tek Bir Kural" Yetmez?

Farklı şubeler, farklı departmanlar genelde farklı çalışma dinamiklerine sahiptir. Saha ekibiniz esnek saatlerle çalışırken, ofis ekibiniz sabit mesai saatlerine bağlı olabilir. Bir kuralı tüm firmaya zorla uygulamak, ya bazı ekipleri gereksiz yere kısıtlar ya da bazı ekiplerde ihtiyaç duyulan disiplini sağlayamaz. Kademeli kural sistemi bu gerilimi çözer: en spesifik seviyeden (departman) en genel seviyeye (firma) doğru bir öncelik sırası izler.

Hangi Kurallar Şube/Departman Bazında Ayarlanabilir?

• Tolerans — personelin vardiya başlangıcına göre kaç dakikaya kadar geç kalmasının "geç kalma" sayılmayacağı.
• Yuvarlama — giriş-çıkış kayıtlarının en yakın kaç dakikaya yuvarlanacağı.
• Çalışma takvimi — haftanın hangi günlerinin çalışma günü sayılacağı.
• İzin hakkı — yıllık izin gün sayısı ve bakiye takibi.
• Prim oranı — personel bazında tanımlanmamışsa geçerli olacak varsayılan prim yüzdesi.
• Yan haklar — günlük yemek yardımı, aylık ulaşım yardımı gibi sabit tutarlar.
• Bordro kilidi — ödemesi tamamlanmış bir bordro dönemine ait giriş-çıkış, izin ya da vardiya kaydının değiştirilmesini engelleme.

Her kural için önce personelin bağlı olduğu departmanda bir tanım var mı diye bakılır; yoksa işyeri seviyesine, o da yoksa firma varsayılanına bakılır. Yani hiçbir şey tanımlamasanız bile sistem her zaman anlamlı bir varsayılanla çalışır.

Tolerans ve Yuvarlama Puantaja Nasıl Yansır?

Bir personel vardiyasına 12 dakika geç geldiğinde ve tanımlı toleransınız 10 dakikaysa, puantaj ekranında bu 2 dakikalık gecikme ayrıca işaretlenir — mevcut çalıştı/izinli/devamsız durumunuz değişmez, üzerine ek bir bilgi eklenir. Yuvarlama kuralı tanımladıysanız, giriş-çıkış süreleri toplanmadan önce belirlediğiniz dakikaya yuvarlanır; böylece "16:58 çıkış" gibi küçük farklar puantajınızı gereksiz yere karmaşıklaştırmaz.

İzin Hakkı ve Bakiye Takibi

Firma ya da departman bazında yıllık izin hakkı tanımladığınızda, personel ekranında o personelin kalan izin bakiyesi (yıllık hak eksi onaylanan izinler) otomatik gösterilir. Bu, izin taleplerini değerlendirirken "bu personelin kaç günü kaldı" sorusuna anında cevap verir; onay sürecinizi kısıtlamaz, yalnızca bilgi sağlar.

Mevzuat Değişikliklerinde Geçmiş Bordrolar Nasıl Korunur?

SGK ve vergi oranları zaman zaman yıl içinde değişir — örneğin Ocak'ta geçerli bir oran, Temmuz'da güncellenebilir. Samruk'ta bu oranlar bir "yürürlük tarihi" ile tanımlanır; bir bordro oluşturduğunuzda, o bordronun ait olduğu dönemde yürürlükte olan kural otomatik seçilir ve o bordroya kalıcı olarak bağlanır. Yani Temmuz'da yeni bir oran tanımlasanız bile, geçmişte oluşturulmuş Mart bordronuzun hesaplaması asla değişmez — her dönem kendi kuralıyla korunur.

Bu, gecikmeli kesilen bordrolar için de geçerlidir: örneğin Temmuz dönemine ait bir bordroyu Eylül'de kesiyorsanız, sistem otomatik olarak Temmuz'da geçerli olan kuralı bulur ve uygular — o anda geçerli olan güncel kuralı değil.

Kurulum Nereden Yapılır?

Tüm bu kurallar "Çalışma Kuralları" ekranından, kategori bazında sekmeler halinde yönetilir. Her kategori için önce hangi seviyede (firma, işyeri ya da departman) bir kural tanımlamak istediğinizi seçer, ardından değeri girersiniz. Mevcut tanımlı kurallarınızın listesini aynı ekrandan görüp düzenleyebilir ya da silebilirsiniz. Bordro ve personel yönetimi hakkında daha fazla bilgi için Bordro & Personel sayfamızı inceleyebilirsiniz.

Hiçbir kural tanımlamazsam ne olur?

Sistem, önceden tanımlı makul varsayılan değerlerle (örneğin toleranssız, yuvarlamasız) çalışmaya devam eder — hiçbir mevcut davranışınız bozulmaz.

Bir kuralı departman seviyesinde tanımlarsam işyeri seviyesindeki tanım ne olur?

Departman seviyesindeki tanım önceliklidir; o departmandaki personel için departman kuralı, diğer personel için işyeri ya da firma kuralı geçerli olur.

Bordro kilidi ne işe yarar?

İsteğe bağlı olarak etkinleştirdiğinizde, ödemesi tamamlanmış bir bordro dönemine ait giriş-çıkış, izin ya da vardiya kaydında değişiklik yapılmasını engeller — böylece kapanmış bir dönem yanlışlıkla geriye dönük değiştirilemez.